Videokonferenzen ersetzen zurzeit bei vielen Terminen und Veranstaltungen das persönliche Treffen. Um auch nicht so versierten Nutzerinnen und Nutzern einen sicheren Umgang mit dieser Art von Kommunikation zu ermöglichen, hat die ISPA im Rahmen des Saferinternet.at-Projekts einen schnellen Guide erstellt, um den Einstieg zu erleichtern. Nach einer allgemeinen Einführung soll die Anwendung von ZOOM als Beispiel dienen, welche Privatsphäre-Einstellungen sinnvoll sind und vorgenommen werden sollten.
Hilfe bei Auswahl des Programms
Wichtige Tipps für Videokonferenzen
ZOOM Meeting erstellen (Schritt für Schritt erklärt)
ZOOM Meeting erstellen mit ZOOM Client
ZOOM Meeting erstellen im Browser (ohne Installieren des ZOOM Clients)
Einstellungen für mehr Privatsphäre bei ZOOM
An einer bereits geplanten ZOOM Videokonferenz teilnehmen
Es gibt sehr viele Anbieter von Videokonferenz-Programmen am Markt. Viele bieten eine Gratisversion mit eingeschränktem Funktionsumfang an. Für den professionellen Einsatz empfiehlt sich die Investition in ein Bezahlprodukt, meistens über ein monatliches Abo, welches umfangreiche Funktionen bietet. Mittlerweile gibt es auch mehr und mehr Programme, die auf eigenen Servern laufen können. Sie sind nicht Gegenstand dieses Guides.
Je nachdem, ob ich nur kleinere Meetings mit dem eigenen Team, eine Unterrichtseinheit, einen Vortrag oder eine komplette Konferenz online abhalten möchte, bieten sich unterschiedliche Programme an.
Videotelefonie, Chat, Bildschirm teilen, Whiteboard, gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten etc. Nicht jedes Programm hat dieselben Funktionen, Gratis-Versionen haben oft nur einen Teil freigeschalten.
Vor allem die Gratis-Versionen der unterschiedlichen Anwendungen haben ein Limit für die die Anzahl der Teilnehmerinnen und Teilnehmer.
Wenn nicht jeder einen PC zur Verfügung hat, um an Videokonferenzen teilzunehmen, dann bieten sich Programme an, die auch auf mobilen Endgeräten verwendet werden können.
Für jene Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die kein ausreichend stabiles Internet für Videotelefonie zur Verfügung haben, gibt es bei manchen Tools die Möglichkeit, sich per Telefon einzuwählen und so zumindest dem gesprochenen Inhalt folgen zu können.
Wer zu Hause mit Firmenlaptop arbeitet, hat oft keine Berechtigung, neue Programme zu installieren. Andere wollen dies schlicht nicht bzw. wollen nicht noch ein zusätzliches Konto anlegen. Manche Programme bieten daher auch die Teilnahme an der Videokonferenz via Webbrowser.
Die unterschiedlichen Videokonferenz-Anwendungen bieten unterschiedliche Funktionen sowohl in den kostenlosen als auch kostenpflichtigen Versionen. Die Auswahl sollte so getroffen werden, dass möglichst viele Personen, die an meiner Videokonferenz teilnehmen sollen, dies mit möglichst geringem Aufwand tun können.
Diese generellen Tipps sollte man bei jeder Videokonferenz beachten, egal welches Programm eingesetzt wird. Anhand der sehr verbreiteten Anwendung von ZOOM wollen wir nun zeigen, wie bei diesem Programm eine Videokonferenz angelegt werden kann und wie die Teilnahme funktioniert.
Um eine Videokonferenz mit ZOOM abzuhalten, müssen sie zu einem Meeting eingeladen werden oder Sie organisieren dieses selbst. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Organisatorinnen und Organisatoren eines ZOOM Meetings. Zuerst wird erklärt, wie sie mit dem ZOOM Client eine Videokonferenz organisieren, danach wird darauf eingegangen, wie Sie eine Videokonferenz erstellen, ohne den Client auf Ihrem Gerät zu installieren (falls Sie z. B. keine Admin-Berechtigung haben, um selbst Programme zu installieren). Weiter unten finden Sie eine Anleitung, wie Sie an einem Meeting teilnehmen können, zu dem Sie eingeladen wurden.
Gut zu wissen: Nur der Organisator oder die Organisatorin benötigt ein ZOOM Konto – egal ob die Gratis- oder Abo-Version – alle anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer können kostenlos und ohne Registrierung an den Videokonferenzen teilnehmen.
1. Registrieren Sie sich auf der Webseite des Anbieters mit Ihrer E-Mail-Adresse: https://zoom.us
2. Klicken Sie in der obersten Zeile auf „Ressourcen“ und dann auf „ZOOM Client herunterladen“
3. Installieren Sie die Anwendung auf Ihrem Rechner
4. Öffnen Sie ZOOM auf Ihrem Rechner
5. Loggen Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem zuvor festgelegten Passwort ein
6. Hier können Sie entweder auf „Neues Meeting“ klicken, um die Videokonferenz sofort zu starten oder auf „Planen“, um die Videokonferenz für einen späteren Zeitpunkt vorzubereiten
7. Nachdem Sie auf „Planen“ geklickt haben, füllen Sie alle Informationen zur Videokonferenz aus, die relevant für Sie sind (Thema, Datum, Uhrzeit, etc.)
8. Bestätigen Sie das Erstellen des Meetings mit Klicken auf „Planen“
9. Es öffnet sich ein Outlook/Gmail Termin (je nachdem, was Sie ausgewählt haben), mit dem Sie die Meeting-ID, den Teilnahme-Link und eventuell das Passwort (sofern Sie eines gesetzt haben) per E-Mail an die gewünschten Teilnehmerinnen und Teilnehmer verschicken können
1. Registrieren Sie sich auf der Webseite des Anbieters mit Ihrer E-Mail-Adresse: https://zoom.us
2. Klicken Sie in der zweit obersten Zeile auf „Ein Meeting planen“
3. Füllen Sie alle Informationen zur Videokonferenz aus, die relevant für Sie sind (Thema, Datum, Uhrzeit, etc.)
4. Bestätigen Sie das Erstellen des Meetings mit Klicken auf „Speichern“
5. Wählen Sie aus, mit welchem Online-Kalender (Google/Outlook/Yahoo) Sie die Teilnehmenden einladen möchten
6. Klicken Sie z. B. auf Outlook Kalender (.ics) und öffnen Sie den dadurch heruntergeladenen Outlook-Kalender-Eintrag. Mit diesem Kalendereintrag leiten Sie die Meeting-ID, den Teilnahme-Link und eventuell das Passwort (sofern Sie eines gesetzt haben) per E-Mail an die gewünschten Teilnehmerinnen und Teilnehmer weiter
Tipp: Schicken Sie sich auch selbst per E-Mail die Einladung zur Videokonferenz, dann können Sie den Termin in Ihrem Kalender schnell eintragen.
Mit dem großen Anstieg der Nutzerinnen und Nutzer von ZOOM sind auch einige datenschutzrechtliche Bedenken aufgetaucht. Mit folgenden Einstellungen, die Sie direkt beim Anlegen des ZOOM Meetings selbst setzen können, werden einige dieser Bedenken ausgeräumt.
Damit nur eingeladene Personen an der Videokonferenz teilnehmen können, sollte das Meeting mit einem Passwort geschützt werden. Diese Einstellung können Sie beim Erstellen des Meetings wählen.
Die Warteraum-Funktion dient dazu, dass die Teilnehmenden erst in einen virtuellen Warteraum kommen, bevor der Organisator bzw. die Organisatorin sie ins Meeting einlässt. Dies verhindert, dass unbefugte Personen, die irgendwie an die Zugangsdaten gekommen sind, an der Videokonferenz teilnehmen können. Haken Sie dazu das entsprechende Kontrollkästchen beim Erstellen des Meetings an.
Meetings sollten nur dann aufgezeichnet werden, wenn alle Teilnehmenden dem zugestimmt haben. Als Organisator haben Sie auch die Möglichkeit zu verhindern, dass lokale Aufzeichnungen durch die Teilnehmenden gemacht werden.
Um zu verhindern, dass unerwünschte Bildschirminhalte für alle Teilnehmenden geteilt werden, kann die Organisatorin bzw. der Organisator diese Funktion einschränken.
Die Organisatorin bzw. der Organisator sollte die Teilnehmenden im Blick behalten, um eventuell unbefugte Personen auszuschließen.
Es gibt auch die Möglichkeit, das Meeting zu sperren, wenn alle eingeladenen bzw. angemeldeten Personen anwesend sind. Das verhindert, dass weitere Unbefugte am Meeting teilnehmen können. Die Funktion findet man direkt im ZOOM Meeting bei der Schaltfläche „Sicherheit“.
Damit nur eingeladene Personen an der Videokonferenz teilnehmen, sollten die Einwahldaten möglichst direkt an die geplanten Teilnehmerinnen und Teilnehmer versendet werden und nicht z. B. in öffentlichen Gruppen auf sozialen Netzwerken gepostet werden.
Sie können an einem ZOOM Meeting entweder über die ZOOM App teilnehmen, diese müssen Sie zuvor herunterladen. Alternativ dazu können Sie am ZOOM Meeting auch über den Browser teilnehmen. Hier finden Sie eine Anleitung zu beiden Varianten.
1. Der Organisator der Videokonferenz hat Ihnen einen Link zum ZOOM Meeting geschickt, egal ob per E-Mail oder auf einem anderen Weg. Klicken Sie auf den Link.
2. Wenn Sie die Zoom App noch nicht installiert haben, werden Sie aufgefordert dies zu tun. Wenn die App bereits installiert ist, müssen Sie entweder noch bestätigen, dass die ZOOM App den Link öffnen darf oder dies passiert automatisch.
3. Eventuell müssen Sie noch den Zugriff auf Ihr Mikrofon und/oder Ihre Kamera freigeben.
4. Alternativ können Sie auch die Zoom App öffnen, auf "Beitreten" klicken und anschließend die Meeting-ID angeben, um dem Meeting beizutreten.
5. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, auszuwählen, ob Sie per Computer Audio oder per Telefonanruf teilnehmen wollen, wählen Sie die für Sie passende Möglichkeit.
1. Der Organisator der Videokonferenz hat Ihnen einen Link zum ZOOM Meeting geschickt, egal ob per E-Mail oder auf einem anderen Weg. Klicken Sie auf den Link.
2. An dieser Stelle werden Sie aufgefordert, die ZOOM App herunterzuladen. Als Alternative können Sie auch über den Browser einsteigen. Unten auf der Seite steht: „Sie können es nicht herunterladen? Sie können es dennoch starten, indem Sie hier klicken.“ Klicken Sie auf „hier“.
3. Eventuell müssen Sie noch den Zugriff auf Ihr Mikrofon und/oder Ihre Kamera freigeben.
4. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, auszuwählen, ob Sie per Computer Audio oder per Telefonanruf teilnehmen wollen, wählen Sie die für Sie passende Möglichkeit.
Videoanleitungen zu den hier beschriebenen Vorgängen gibt es auch vom Hersteller ZOOM.
Weiterführende Links zum Thema
Gegeüberstellung der Pro und Contra Argumente zum Einsatz von ZOOM von Saferinternet.at
ZOOM Alternativen von The Guardian
Dos and Donts der Videokonferenz-Sicherheit von der Computerwelt
Vergleich der Datenschutzbestimmungen von mehreren Videokonferenzsystemen von noyb
Sicherheitstipps für Videokonferenzen von heise.de
Praxistipps für die Nutzung von ZOOM für Videokonferenzen von chip.de
Tipps von EFF (Electronic Frontier Foundation) zu den ZOOM Einstellungen für mehr Privatsphäre
